Att börja automatisera delar av sin verksamhet handlar om många olika faktorer och förutsättningar. Men någonstans måste man ju börja eller hur? I den här artikeln berättar vi kortfattat om vilka första steg man kan ta sig an för att kicka igång sin automatiseringsresa.
Det är mycket som kan automatiseras, det kan vi lova er. Ni kanske arbetar hyfsat digitalt idag? Men digitalisering är så mycket mer än att arbeta i digitala verktyg eller dokument. Vi slår vad om att ni kanske flyttar data mellan olika system, copy/paste i Excel kanske? Digitalisering och automatisering handlar om löpande band (lite som i tillverkningsindustrin). Så länge arbetssättet är satt, går det mesta att automatisera.
Men det är inte alltid lätt att veta vad som ska, bör eller vad som är möjlighet att automatisera inom organisationen. Det man oftast vet däremot, är att man har delar i arbetsflöden och processer som hade kunnat gå mycket smidigare. Så varför inte börja där helt enkelt?
Vilka arbetsprocesser eller flöden hade kunnat bli mycket smidigare?
Försök att rada upp vilka arbetsflöden eller processer ni har inom organisationen som:
- Kan bli effektivare eller smidigare.
- Som blir “flaskhalsar” inom organisationen.
- Som tar mer tid än nödvändigt.
- Är extremt personberoende.
- Där kunskapen från era experter kan finnas mer lätttillgänglig för fler i organisationen.
- Som inte blir exakta och där någon hela tiden behöver dubbelkolla eller kontrollräkna.
- Som hade kunnat spara mer tid eller pengar åt er, men gör inte det idag.
- Där ni flyttar data från ett system till ett annat.
- Där ni manuellt skapar rapporter och underlag utifrån data i ett eller flera system?
Varför är dessa processer/flöden inte effektiva idag?
Under varje process/flöde beskriv kortfattat varför de inte fungerar idag och varför man irriterar sig på dom. Det kan kanske vara något liknande dessa svar:
- Behöver vänta på svar.
- Väntar på information för att komma vidare.
- Väntar på att få godkänt eller på ett beslut.
- Väntar på att en kollega ska återkomma.
Orosmoln
Vi vet att det kan vara klurigt och komplicerat att börja dra i alla dessa trådar. Organisationen har säkert ett flertal olika system som antingen pratar eller inte pratar med varandra. Kanske finns det ett antal orosmoln hängandes över er? Kanske systemen kraschar? Kanske saker går sönder längs vägen?
Var inte rädd, innan man börjar projektet görs givetvis en gedigen översiktskarta över alla system, vilka som påverkas och inte, vilka som ska prata med vilka system och det säkerställs att implementationen av automatiseringen görs utan problem.
Våga låta tekniken göra arbetet
Nästa steg är att verkligen försöka förstå att tekniken KAN lösa dessa problem som du nämnt ovan. Att våga lita på att digitalisering och automatisering av arbetsprocesser och flöden kommer att hjälpa och förbättra din organisation. Det finns flera olika verktyg för att automatisera och nu är det dags att ta reda på vilket verktyg som möter era behov allra bäst.
Kartläggning
Analysera verksamhetens behov, identifiera nyckelporocesser samt titta på hur er systemkarta ser ut i dag. Vilka beroenden och begränsningar finns för att kunna nå er vision? Titta sedan på hur systemkartan egentligen borde se ut för att uppnå verksamhetens vision och mål. Vilka system fyller vilka behov och hur kan er vardag bli ännu mer effektiv? Vad kan automatiseras? Var i processerna kan ni spara tid och pengar?
Val av verktyg
Behoven är nu satta, ni vet vad som behövs, så nu behöver ni se vilket verktyg som passar just er verksamhet allra bäst och kan göra detta möjligt. Vilket CRM, en CPQ eller annat system löser era problem och kan anpassas just efter era behov utan att det blir en enorm kostnad?
Digitalisera, automatisera och skala upp
Ni har implementerat lösningen, ni ser resultat och ni kan nu accelerera er verksamhet.
Läs mer om hur vi kan hjälpa er verksamhet att automatisera era arbetsflöden och processer.
